E-Rechnung und PDF-Rechnung: Einfach umwandeln und bezahlen

Entdecke unser intuitives Tool zu E-Rechnungen

E-Rechnungen einfach lesen und bezahlen

Du hast eine XML-Rechnung erhalten und kannst diese nicht entziffern?

Lade sie in E-Invoice Space hoch oder ziehe sie in E-Invoice Space hinein. Aus den Daten wird eine eine menschenlesbare, EN 16931-konforme Rechnung im sogenannten ZUGFeRD-Format generiert. Das Dokument entspricht dem PDF/A Standard und die ursprünglichen XML-Daten sind in das PDF eingebettet. Diese E-Rechnung kannst zur Weiterverwendung downloaden.

Bankdaten auslesen und direkt bezahlen

Du willst deine Rechnungen direkt bezahlen?

Aus jeder Rechnung im XML- oder ZUGFeRD-Format liest e-invoice.space IBAN und Beträge korrekt aus. Am Mac kann nun einfach per Klick über MoneyMoney bezahlt werden. Es geht aber auch ganz einfach mit dem SEPA QR Code und deiner Banking App auf dem Smartphone. Einfach während der Überweisung in der Banking App auf “QR Code scannen” gehen und den angezeigten Code einscannen.

Bilder und gescannte Rechnungen lesen

Keine maschinenlesbaren Daten? Kein Problem. Ziehe ein Foto oder einen Scan deiner Rechnung (PNG, JPEG, WebP, GIF oder AVIF) oder ein PDF ohne Textebene hinein, und E-Invoice Space erkennt den Text direkt in deinem Browser. IBAN, Beträge und weitere Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, sodass du die Rechnung sofort bezahlen oder umwandeln kannst.

E-Rechnungen einfach selbst erstellen

Du hast deine Rechnungen bisher mit einem Tool erstellt, das die E-Rechnung nicht unterstützt?

Kein Problem, denn E-Invoice Space kann deine “normale” Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln. Öffne dazu deine Rechnung im PDF-Format mit e-invoice.space oder ziehe sie auf die App. Ein intelligenter Algorithmus erkennt die meisten relevanten Daten und füllt das Formular mit den Basisinformationen aus. Ergänze oder korrigiere, wenn nötig. Fertig! Jetzt kannst du die fertige E-Rechnung herunterladen - entweder als maschinenlesbare XML-Datei oder als PDF/A mit eingebetteten XML-Daten.

Du kannst aber auch direkt in der App eine E-Rechnung erstellen, ohne dass du dein persönliches PDF hineinziehst. Oder aus deinen Eingangsrechnungen E-Rechnungen machen.

Unter “Prozess Details” wählst du das Format der erzeugten Rechnung (PRO): EN 16931 / Factur-X als allgemeiner Standard oder XRechnung 3.0 für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Welches Format wann passt und was es für deine Angaben bedeutet, erklärt Welches Format soll ich wählen?.

Die fertige Rechnung kannst du als CII (wird ins PDF eingebettet) oder UBL (für PEPPOL) herunterladen.

Eigenes Briefpapier als Hintergrund nutzen

Mit der PRO-Version kannst du dein eigenes Briefpapier (Logo, Gestaltung) hinter jede erstellte Rechnung legen. Lade es im Bereich “Layout” des Formulars hoch - entweder als PDF oder als Bilddatei (PNG, JPEG, WebP, GIF oder AVIF).

Da jede Rechnung als PDF/A-3-Dokument erzeugt wird - der Standard, der für die Archivierung von E-Rechnungen vorausgesetzt wird - muss ein PDF-Hintergrund dieselben Anforderungen erfüllen. Ein Briefpapier aus einem Textprogramm oder Grafiktool tut das oft nicht, etwa weil seine Schriften nicht eingebettet sind oder weil es Verschlüsselung, Transparenz oder eingebettete Skripte verwendet.

E-Invoice Space prüft einen PDF-Hintergrund automatisch und weist dich darauf hin, wenn etwas die Konformität gefährden würde.

Hintergrund als Bild einbetten (empfohlen für PDFs)

Am einfachsten bleibt ein PDF-Hintergrund konform, indem du ihn als Bild statt als Vektorseite einbettest. Ein Bild enthält keine Schriften oder andere problematischen Strukturen, sodass die fertige E-Rechnung immer PDF/A-3-konform ist - egal, wie dein Briefpapier erstellt wurde. Erkennt die App ein Problem, schaltet sie automatisch in diesen Modus; du kannst “Hintergrund als Bild einbetten” aber auch für jeden PDF-Hintergrund selbst aktivieren. (Eine hochgeladene Bilddatei liegt bereits in dieser Form vor, daher betrifft diese Option nur PDFs.)

Auflösung wählen

Wird ein PDF-Hintergrund als Bild eingebettet, kannst du die Auflösung festlegen: Bildschirm (150 dpi), Ausgewogen (220 dpi) oder Druck (300 dpi, Voreinstellung). Eine höhere Auflösung bedeutet schärfere Linien und Texte, aber eine größere Datei. Druckqualität ist eine gute Voreinstellung; reduziere sie, wenn die Dateigröße wichtig ist. (Eine hochgeladene Bilddatei behält ihre eigene Auflösung, daher gilt diese Einstellung für sie nicht.)

In dein Original-PDF einbetten

Wenn du dein hochgeladenes Rechnungs-PDF als Dokument behältst und nur die maschinenlesbaren Daten ergänzt (“In Original einbetten”), gilt dasselbe. Ein nicht konformes Original wird angezeigt, und du kannst optional “Original als Bilder einbetten” aktivieren, um die PDF/A-3-Konformität zu erzwingen. Dabei bleiben die eingebetteten Rechnungsdaten erhalten, die Original-Seiten werden aber durch Bilder ersetzt, sodass der Text darin nicht mehr auswählbar ist.

Zum Dock hinzufügen

Du willst E-Invoice Space deinem Dock hinzufügen, um schnell drauf zuzugreifen?

E-Invoice Space ist eine webbasierte App, das Icon kann aber auf deinem Mac im Dock abgelegt werden. Öffne dazu e-invoice.space im Safari Browser. Über “Ablage” oder die Posting-Funktion kannst du E-Invoice Space mit zwei Klicks “zum Dock hinzufügen”.

Importieren in Receipts App

Das erstellte PDF kannst du per Mausklick direkt in deine Receipts App importieren. Die E-Rechnung erscheint dann in der aktuell oder zuletzt geöffneten Bibliothek.

PRO-Version bietet

Die PRO-Version schaltet folgende Funktionen frei

• Eigene Schriften und Hintergründe verwenden. Ist ein Hintergrund-PDF nicht PDF/A-konform (etwa weil seine Schriften nicht eingebettet sind), warnt die App und bettet den Hintergrund als Bild ein, damit deine E-Rechnung PDF/A-3-konform bleibt.
• Erfassung des Lieferdatums
• Wasserzeichen deaktivieren
• Wasserzeichen anpassen

Durch ein Abo der PRO-Version unterstützt du die zukünftige Entwicklung von E-Invoice Space. Melde dich gern bei uns, wenn du etwas vermisst.

Häufige Fragen (FAQ)

Die App zeigt eine alte Version an oder verhält sich unerwartet?

E-Invoice Space ist eine webbasierte App. In seltenen Fällen liefert dein Browser eine ältere, zwischengespeicherte Version aus. Ein erzwungenes Neuladen (Hard Reload) umgeht den Cache und lädt die Seite vollständig neu:

• Google Chrome und Microsoft Edge:
  • Windows/Linux: Strg F5 oder Umschalt F5
  • macOS: ⌘ ⇧ R
• Mozilla Firefox:
  • Windows/Linux: Strg F5 oder Strg Umschalt R
  • macOS: ⌘ ⇧ R
• Safari (nur macOS): ⌘ ⌥ R (nur verfügbar, wenn das Entwicklermenü in den Safari-Einstellungen aktiviert ist)

Welche Formate werden unterstützt?

• EN 16931: Europäische Norm für E-Rechnungen
• Zugferd / Factur-X in allen Versionen ab 1.0: In PDF/A eingebettete E-Rechnungsdaten. Deutsch-Französischer Standard für Hybridrechnungen.
• XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird
• CII und UBL: die zwei technischen Syntaxen der EN 16931 - gleiche Geschäftsdaten, andere Schreibweise. Wir erzeugen beide: CII (wird ins PDF/A eingebettet) und UBL (für den Austausch über PEPPOL).
• ebInterface: Österreichischer XML-Rechnungsstandard

Welches Format soll ich wählen: EN 16931 oder XRechnung?

Beim Erstellen einer Rechnung legst du unter “Prozess Details” das Format fest. Technisch trägt jede E-Rechnung dafür eine Kennung namens “Specification identifier” (BT-24) - sie sagt dem Empfänger, nach welchem Regelwerk die Rechnung aufgebaut ist. Eine Rechnung kann immer nur ein Regelwerk angeben, deshalb ist die Wahl wichtig.

• EN 16931 / Factur-X (Standard). Die europäische Basisnorm. Passt für die meisten Fälle, besonders im normalen Geschäftsverkehr (B2B) und international. Wenige Pflichtangaben, unkompliziert.
• XRechnung 3.0. Das strengere deutsche Profil, das du brauchst, wenn du an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Behörden, B2G) fakturierst - viele akzeptieren ausschließlich XRechnung. Es verlangt zusätzliche Pflichtangaben:
  • die Leitweg-ID des Empfängers (Feld “Referenz des Käufers”),
  • einen Verkäufer-Kontakt mit Telefon und E-Mail,
  • die E-Mail-Adressen von Käufer und Verkäufer.

Faustregel: Behörde in Deutschland → XRechnung. Alles andere → EN 16931. Im Zweifel frag deinen Empfänger, welches Format er erwartet.

Und CII oder UBL? Das ist eine andere Frage - die technische Schreibweise, nicht das Regelwerk. Beide enthalten dieselben Daten und folgen demselben gewählten Format. CII wird in das PDF eingebettet (ZUGFeRD/Factur-X), UBL ist die Variante für den Versand über das PEPPOL-Netzwerk. Beim Erstellen kannst du beide herunterladen - nimm die, die dein Empfänger erwartet. Mehr dazu unter Welche Formate werden unterstützt?.

Gibt es eine API oder Integration in eigene Produkte?

Auf Anfrage stellen wir gerne eine REST API zur Verfügung. Auch über eine Integration in eigene Lösungen und Produkte können wir uns gerne über den Support unterhalten. Die Technologie basiert auf Javascript und ist somit auf allen gängigen Systemen sowohl client- als auch serverseitig einsetzbar.